Ilusi Produktivitas
Rapat seringkali menjadi proxy atau pengganti dari kerja nyata. Padahal bekerja menghasilkan sesuatu sesuai KPI dan SOP berbeda dengan rapat. Kita seringkali menganggap bahwa rapat adalah bentuk kerja nyata. Justru kerja nyata adalah saat kita meluangkan waktu, melakukan time blocking untuk sepenuhnya berkonsentrasi melakukan pekerjaan. Entah itu berpikir, mengolah data, atau membuat perencanaan yang minim akan distraksi
Jujur saja, budaya kerja PNS kita menganggap bahwa rapat merupakan prioritas nomer satu yang harus dilakukan. Sebagai generasi yang dibesarkan dengan pola didik modern, generasi Millenial atau GenZ yang menjadi PNS kadang merasakan kontradiksi antara keinginan mereka bekerja, dengan lingkungan kerja. Struktur umur PNS saat ini masih banyak diisi oleh Boomers dan GenX membawa budaya rapat sebagai bagian dari kerja nyata. Tak sedikit millenial dan GenZ "sambat" bahwa pekerjaan mereka masih banyak tapi rapat gak beres - beres. Dengerin orang ngomong satu persatu, yang ringkasannya cuma satu paragraf di Group WhatsApp Kantor
Terus... kita sebagai Millenial yang sadar bahwa rapat itu racun dan buang - buang waktu, apa yang bisa kita lakukan? Seringkali kita takut untuk inisiatif. Takut kalau dikasih kerjaan tambahan. Tapi kita sendiri juga males buat ikutan rapat apalagi kalau yang dibahas itu - itu saja. Jabatan dan golongan kita gak setinggi Bapak Ibu yang lebih senior. Takut menggurui dan dicap sok tau
Itu isi banyak pikiran kita dulu. Tapi dengan menetapkan batasan dan sikap tegas. Beberapa tips ini worth it untuk dicoba lakukan. Apa saja yang bisa dilakukan PNS agar tak terjebak di rutinitas rapat yang menyita waktu? Ini jawabannya
Menetapkan Batasan
Sebagai umbi PNS, banyak dari kita yang terjebak di mindset ABS (Asal Bapak Senang). Sistem ASN yang berbeda dengan sistem bekerja di corporate, menjadikan PNS tidak harus menjilat atasan untuk mendapatkan promosi jabatan atau tambahan bonus. Secara sosiologis, tantangan terbesar penerapan Deep Work bagi PNS adalah stigma. Pegawai yang duduk diam di depan komputer sering dianggap "tidak bekerja" dibandingkan mereka yang mondar-mandir dari satu ruang rapat ke ruang rapat lainnya.
PNS sering kali merasa harus selalu standby karena perintah atasan bisa datang kapan saja. Namun, ilmu manajemen menyarankan untuk menetapkan batasan yang tegas pada diri sendiri. Buat komitmen untuk menyelesaikan pekerjaan substantif di jam kantor sehingga tidak ada beban kerja yang dibawa pulang. Ketika pikiran tenang di rumah, kualitas kerja saat di kantor esok hari akan jauh lebih tajam.
Berani Berkomunikasi
Mulai komunikasikan secara halus kepada rekan sejawat atau atasan mengenai "jendela waktu fokus" kalian. Hasil kerja (output) yang berkualitas, cepat, dan akurat biasanya akan menjadi argumen paling kuat bagi seorang PNS untuk diberikan ruang melakukan Deep Work lebih banyak.
Kalian bisa bilang ke atasan atau teman sekantor "Kasih saya waktu 2 jam untuk bekerja sendiri, tanpa gangguan". Atau "Saya akan bekerja penuh konsentrasi selama 25 menit, dan kalian bisa ajak saya ngobrol selama 10 menit". Membuat batasan yang tegas tentang management waktu akan membuat kalian dianggap oleh atasan dan rekan sejawat memiliki dedikasi yang tinggi dalam pekerjaan dan berorientasi pada hasil akhir
Biasanya dengan memberikan batasan dan berorientasi pada hasil, atasan dan rekan sejawat akan memahami maksud dan tujuan kalian
Buat To Do List dan Biarkan Orang Lain Tahu
Karena PNS sering terikat pada jam kantor yang kaku (07.30 - 16.00) metode yang paling masuk akal adalah membuat ritme tetap. Membuat ritme kerja yang tetap akan efektif jika kalian berhasil mengidentifikasi apa yang akan kalian lakukan hari itu melakui to do list. Setelah berhasil mengidentifikasi apa yang akan kalian lakukan hari itu, tentukan "Jam Fokus" tetap setiap hari. Misalnya dari pukul 08.00 hingga 10.00. Pada jendela waktu ini, komitmenkan diri untuk tidak mengecek pesan singkat atau menerima tamu kecuali darurat.
Buat to do list apa yang harus anda lakukan dalam seminggu, dan buat log book progress dari pekerjaan yang anda lakukan. Mendokumentasikan pekerjaan bisa menjadi senjata ampuh anda untuk memberikan alasan kepada atasan atau rekan sejawat untuk membuat opini bahwa rapat adalah hal yang bisa dikurangi. Tujuan anda membuat to do list adalah agar anda memiliki daya tawar terhadap kegiatan kantor yang tidak berorientasi terhadap hasil
Cari Solusi Ketika di Jalan
Bagi PNS yang memiliki mobilitas tinggi (sering berpindah lokasi rapat/dinas luar), waktu di perjalanan bisa menjadi ruang untuk Deep Work secara kognitif. Gunakan waktu perjalanan untuk memikirkan secara mendalam satu masalah rumit yang sedang dihadapi tanpa gangguan gawai. Saat tiba di meja kerja, Anda sudah memiliki kerangka solusi dan tinggal menuliskannya secara cepat.
Banyak dari kita yang memilih untuk terlihat "sibuk" saat dinas luar dengan melakukan kegiatan yang seharusnya bisa kita lakukan di kantor. Membuka laptop misalnya. Gunakan waktu di perjalanan dinas dengan cukup membawa note untuk mencatat kelebatan - kelebatan kognitif dari permasalahan yang harus kita selesaikan. Terkadang, solusi akan terpikirkan saat kita dalam kondisi dinas luar.
Secara psikologis, saat seseorang keluar dari lingkungan kerjanya akan menjadi lebih kreatif karena minim akan tekanan. Pikiran terbuka, oleh karenanya tak jarang kita mendapati solusi dari permasalahan kantor, justru saat kita berada diluar kantor. Gunakan waktu perjalanan untuk memikirkan secara mendalam satu masalah rumit yang sedang dihadapi tanpa gangguan gawai. Saat tiba di meja kerja, Anda sudah memiliki kerangka solusi dan tinggal menuliskannya secara cepat.
Cara Deep Work diatas tidak sepenuhnya benar, namun juga tak sepenuhnya salah untuk dicoba. Semoga anda mendapatkan ritme kerja yang ideal untuk anda dan menjadi pribadi dengan versi yang lebih baik dari sebelumnya